Privacyverklaring Stellaard Studio

Laatst bijgewerkt: [datum]

Stellaard Studio respecteert jouw privacy en gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze gegevens gebruiken, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:

Handelsnaam: Stellaard Studio
Juridische bedrijfsnaam: Stellaard studio
Vestigingsadres: Westplein 12
Postcode en plaats: 3016 BM Rotterdam
KvK-nummer: 78731550
Btw-identificatienummer: NL003379550B25
E-mailadres: info@stellaardstudio.nl
Telefoonnummer: 010-307 26 19

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via bovenstaande contactgegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact dat je met Stellaard Studio hebt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adres, postcode en woonplaats;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuur- en bezorgadres;
• offerte-, order- en factuurgegevens;
• gekozen producten, materialen, kleuren en uitvoeringen;
• afmetingen en gegevens over ramen, vloeren, trappen of andere onderdelen van de woning;
• afspraken over advies, inmeten, bezorging en montage;
• betaalgegevens en betaalstatus;
• correspondentie per e-mail, telefoon, WhatsApp of contactformulier;
• foto’s of video’s die je aan ons verstrekt voor advies, inmeten, montage, garantie of service;
• gegevens over klachten, reparaties en serviceverzoeken;
• IP-adres;
• browser-, apparaat- en technische websitegegevens;
• cookievoorkeuren;
• gegevens over het gebruik van onze website, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven;
• overige gegevens die je zelf aan ons verstrekt.

Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, politieke opvattingen of religieuze overtuigingen. Stuur dergelijke informatie daarom niet mee, tenzij dit strikt noodzakelijk is en vooraf met ons is afgestemd.

3. Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens wanneer je bijvoorbeeld:

• onze website bezoekt;
• een contactformulier invult;
• telefonisch, per e-mail of via WhatsApp contact met ons opneemt;
• een adviesgesprek of inmeetafspraak aanvraagt;
• een offerte aanvraagt;
• een offerte accepteert;
• een bestelling plaatst;
• gebruikmaakt van levering of montage;
• een betaling doet;
• een klacht, garantie- of serviceverzoek indient;
• je inschrijft voor onze nieuwsbrief;
• cookies of vergelijkbare technieken accepteert.

Soms ontvangen wij noodzakelijke gegevens van partijen die bij de uitvoering van jouw opdracht betrokken zijn, zoals een betaalprovider, leverancier, bezorgdienst of monteur.

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Contact en advies

Wij gebruiken jouw contactgegevens om:

• vragen te beantwoorden;
• telefonisch of schriftelijk contact met je op te nemen;
• een adviesgesprek te plannen;
• advies te geven over producten, materialen en uitvoeringen;
• informatie of materiaalstalen voor te bereiden.

Offertes en overeenkomsten

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens om:

• een offerte op te stellen;
• maten, producten en uitvoeringen vast te leggen;
• jouw aanvraag te beoordelen;
• de overeenkomst uit te voeren;
• afspraken en wijzigingen te bevestigen;
• je te informeren over de voortgang van een bestelling.

Inmeten, levering en montage

Wij gebruiken jouw gegevens om:

• een inmeetafspraak te plannen en uit te voeren;
• maatwerkproducten correct te bestellen;
• producten op het juiste adres te laten bezorgen;
• bezorging en montage af te stemmen;
• monteurs of bezorgdiensten van de noodzakelijke informatie te voorzien;
• werkzaamheden op locatie uit te voeren.

Betaling en administratie

Wij gebruiken jouw gegevens om:

• facturen op te stellen;
• betalingen te verwerken;
• betaalachterstanden te behandelen;
• onze financiële administratie bij te houden;
• te voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

Garantie, klachten en service

Wij gebruiken jouw gegevens om:

• klachten en servicevragen te behandelen;
• een product of uitgevoerde werkzaamheden te beoordelen;
• contact op te nemen met leveranciers of monteurs;
• herstel, reparatie of vervanging te organiseren;
• garantie- en servicedossiers bij te houden.

Website en beveiliging

Wij gebruiken technische gegevens om:

• de website goed te laten functioneren;
• formulieren en websitefuncties aan te bieden;
• de veiligheid van onze website te bewaken;
• misbruik, fraude en technische problemen te voorkomen;
• foutmeldingen te onderzoeken.

Nieuwsbrief en marketing

Alleen wanneer je je daarvoor hebt aangemeld of wanneer dit anderszins wettelijk is toegestaan, gebruiken wij jouw e-mailadres om je nieuws, inspiratie en aanbiedingen te sturen.

Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de e-mail of door contact met ons op te nemen.

Websiteanalyse en advertenties

Wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, kunnen wij cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om:

• het gebruik van onze website te analyseren;
• te begrijpen welke pagina’s worden bezocht;
• onze website en dienstverlening te verbeteren;
• advertenties te meten of persoonlijker te maken.

Verwijder deze paragraaf wanneer jullie geen analytische of marketingcookies gebruiken.

5. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op:

Uitvoering van een overeenkomst

Wij hebben persoonsgegevens nodig om:

• een offerte op jouw verzoek op te stellen;
• een bestelling uit te voeren;
• producten te laten produceren en bezorgen;
• in te meten of te monteren;
• garantie en service te verzorgen.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij verwerken of bewaren vanwege fiscale, administratieve of andere wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang, zoals:

• het beveiligen van onze website en systemen;
• het voorkomen van misbruik en fraude;
• het verbeteren van onze dienstverlening;
• het voeren van een normale bedrijfsadministratie;
• het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken;
• het benaderen van bestaande klanten over soortgelijke diensten, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij dit belang af tegen jouw privacybelangen.

Toestemming

Wij vragen toestemming wanneer dat wettelijk nodig is, bijvoorbeeld voor:

• marketing- en trackingcookies;
• bepaalde vormen van websiteanalyse;
• nieuwsbrieven wanneer geen andere geldige grondslag bestaat;
• het publiceren van herkenbare foto’s van jouw woning of project.

Je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig zijn uitgevoerd.

De AVG kent zes mogelijke verwerkingsgrondslagen. Een organisatie moet per verwerking kunnen uitleggen welke grondslag van toepassing is. Wanneer een verwerking op toestemming berust, moet die toestemming vrij, specifiek, geïnformeerd en aantoonbaar zijn.

6. Foto’s van woningen en projecten

Tijdens advies, inmeten, montage of service kunnen foto’s van een ruimte, raam, vloer, trap of product worden gemaakt of ontvangen.

Wij gebruiken deze foto’s alleen voor zover dat noodzakelijk is voor:

• advies en voorbereiding;
• controle van maten of technische omstandigheden;
• uitvoering van de opdracht;
• communicatie met een leverancier of monteur;
• behandeling van een klacht of serviceverzoek;
• interne vastlegging van de werkzaamheden.

Wij publiceren herkenbare foto’s van jouw woning of interieur niet op onze website, sociale media of in reclame zonder jouw voorafgaande toestemming.

Wanneer wij toestemming vragen voor publicatie, leggen wij zo duidelijk mogelijk vast:

• welke foto’s worden gebruikt;
• op welke kanalen ze worden geplaatst;
• of jouw naam of locatie wordt genoemd;
• hoe je de toestemming kunt intrekken.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer wij dit wettelijk verplicht zijn.

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

Shopify

Onze website en webshop draaien op het Shopify-platform. Shopify verwerkt technische website-, klant-, communicatie- en eventuele bestelgegevens om de website en bijbehorende diensten te laten functioneren.

Voor klanten uit de Europese Economische Ruimte wordt de verwerking in eerste instantie verzorgd door Shopify International Limited in Ierland. Shopify schakelt ook verbonden ondernemingen en subverwerkers in. Bepaalde gegevens kunnen buiten Europa worden verwerkt, waarbij Shopify passende waarborgen toepast volgens zijn verwerkersvoorwaarden.

Leveranciers en producenten

Wij kunnen noodzakelijke gegevens delen met leveranciers of producenten die maatwerkproducten voor jouw opdracht vervaardigen.

Wij delen alleen de gegevens die nodig zijn om de bestelling correct te produceren en uit te voeren.

Bezorgdiensten

Wij kunnen jouw naam, adres, telefoonnummer, bezorginformatie en ordergegevens delen met de professionele bezorgdienst die jouw bestelling aflevert.

Monteurs en uitvoerende partijen

Wanneer werkzaamheden door een monteur of andere uitvoerende partij worden verricht, delen wij de contact-, locatie-, maat- en opdrachtgegevens die voor de uitvoering noodzakelijk zijn.

Betaalproviders en banken

Wanneer je online of elektronisch betaalt, verwerken de gekozen betaalprovider en betrokken banken de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren, te beveiligen en fraude te voorkomen.

Gebruikte betaalprovider(s): Ideal / Mollie / Klarna 

Verwijder de providers die jullie niet gebruiken.

Boekhouder of administratiekantoor

Wij kunnen factuur-, betaal- en administratieve gegevens delen met onze boekhouder, accountant of administratieve dienstverlener.

IT-, e-mail- en hostingdienstverleners

Wij kunnen gebruikmaken van partijen die ondersteunen bij:

• e-mail;
• cloudopslag;
• planning;
• CRM of klantadministratie;
• websiteonderhoud;
• beveiliging;
• back-ups.

Gebruikte diensten: Google Workspace, wefact, eboekhouden 

Analytische en advertentiepartners

Alleen wanneer deze diensten zijn ingesteld en de vereiste toestemming is verkregen, kunnen gegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:

• Google Analytics;
• Google Ads;
• Meta;
• Pinterest;
• andere analyse- of advertentieplatforms.

Verwijder deze gehele alinea wanneer jullie deze diensten niet gebruiken.

Overheidsinstanties en juridische adviseurs

Wij kunnen gegevens verstrekken wanneer dit nodig is om:

• te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• te reageren op een rechtsgeldig verzoek van een bevoegde instantie;
• fraude of misbruik te onderzoeken;
• juridische aanspraken vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid.

8. Doorgifte van gegevens buiten Europa

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag of passende waarborg bestaat, bijvoorbeeld:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijk toegestane waarborgen.

Shopify geeft aan dat Europese winkel- en klantgegevens bij nieuwe Europese merchants standaard in Europa kunnen worden opgeslagen, maar dat voor bepaalde verwerkingen nog steeds internationale gegevensdoorgiften plaatsvinden.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn voorschrijft. De AVG schrijft meestal geen vaste algemene bewaartermijn voor; de termijn moet worden afgestemd op het doel van de verwerking.

Wij gebruiken in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Contactaanvragen zonder opdracht

Gegevens uit een algemene vraag of contactaanvraag bewaren wij maximaal 12 maanden nadat het contact is afgerond, tenzij langer bewaren nodig is voor een lopende aanvraag of juridisch geschil.

Offertes die niet zijn geaccepteerd

Niet-geaccepteerde offertes en bijbehorende correspondentie bewaren wij maximaal 2 jaar na het verlopen of afwijzen van de offerte, tenzij er een goede reden bestaat om de gegevens langer te bewaren.

Klant-, order- en projectgegevens

Gegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering, garantie, service en het aantonen van gemaakte afspraken bewaren wij gedurende de overeenkomst en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor garantie, klachten, mogelijke aanspraken en wettelijke verplichtingen.

Financiële administratie

Facturen, betaalgegevens en andere gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren wij in beginsel 7 jaar, zoals de Belastingdienst voorschrijft voor de basisadministratie.

Garantie- en servicedossiers

Garantie-, klacht- en servicedossiers bewaren wij zolang dit noodzakelijk is om de melding af te handelen en mogelijke vervolgvragen of juridische aanspraken te kunnen beoordelen. Als richttermijn gebruiken wij 2 jaar na afronding / langere termijn wanneer passend bij de verwachte levensduur van het product.

Nieuwsbriefgegevens

Wij bewaren jouw e-mailadres voor de nieuwsbrief totdat je je afmeldt of totdat wij besluiten de nieuwsbriefdienst te beëindigen.

Wij kunnen een minimale registratie van de afmelding bewaren om te voorkomen dat je opnieuw ongewenst wordt aangeschreven.

Cookie- en websitegegevens

De bewaartermijnen van cookies verschillen per cookie. De actuele looptijd wordt vermeld in onze cookie-instellingen of het cookiebeleid.

Beeldmateriaal

Foto’s en video’s voor advies, inmeten of service bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor de opdracht of melding.

Beeldmateriaal dat met toestemming voor portfolio of marketing wordt gebruikt, bewaren wij totdat de toestemming wordt ingetrokken of het gebruik niet langer noodzakelijk is.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website technisch goed te laten werken. Deze cookies kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:

• beveiliging;
• het onthouden van cookievoorkeuren;
• formulieren;
• navigatie;
• winkelwagen- of sessiefuncties.

Voor strikt noodzakelijke functionele cookies is doorgaans geen voorafgaande toestemming nodig.

Analytische cookies

Analytische cookies helpen ons begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken.

Wanneer deze cookies meer dan een zeer beperkte invloed op de privacy hebben, vragen wij vooraf toestemming.

Marketing- en trackingcookies

Marketing- en trackingcookies kunnen worden gebruikt om bezoekers over websites of apps heen te volgen, profielen op te bouwen of advertenties te meten en personaliseren.

Wij plaatsen deze cookies alleen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Trackingcookies en vergelijkbare volgtechnieken vereisen voorafgaande toestemming. Een bezoeker moet een echte keuze hebben en tracking mag niet al actief zijn voordat toestemming is gegeven.

Je kunt jouw cookievoorkeuren aanpassen via link of knop “Cookievoorkeuren".

Gebruik je alleen technisch noodzakelijke Shopify-cookies, dan kun je het onderdeel over analytische en marketingcookies verwijderen. Controleer wel eerst welke Shopify-apps, pixels en integraties actief zijn.

11. Nieuwsbrief

Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij jouw naam en e-mailadres om nieuws, inspiratie en aanbiedingen te sturen.

Wij versturen de nieuwsbrief via:

Nieuwsbriefprovider: Shopify Email / Mailchimp / Klaviyo 

Iedere nieuwsbrief bevat een mogelijkheid om je af te melden.

Na afmelding ontvang je geen nieuwe nieuwsbrieven meer. Wij kunnen jouw e-mailadres op een uitsluitlijst bewaren om te voorkomen dat je per ongeluk opnieuw wordt ingeschreven.

Verwijder dit artikel wanneer jullie geen nieuwsbrief versturen.

12. Sociale media

Stellaard Studio kan actief zijn op sociale media, zoals:

• Instagram
• Facebook
• Pinterest
• Tiktok
• Linkedin

Wanneer je via sociale media contact met ons opneemt, verwerken wij jouw profielnaam, bericht en overige gegevens die je zelf beschikbaar stelt.

De betreffende sociale-mediaplatforms verwerken ook zelfstandig persoonsgegevens. Hun eigen privacyvoorwaarden zijn daarop van toepassing.

Socialemediaknoppen of ingesloten berichten op onze website kunnen cookies of vergelijkbare technieken plaatsen. Wanneer daarvoor toestemming nodig is, worden deze onderdelen pas geactiveerd nadat je toestemming hebt gegeven.

13. WhatsApp

Wanneer je via WhatsApp contact met ons opneemt, verwerken wij jouw telefoonnummer, profielgegevens, berichten en eventueel meegestuurde foto’s of documenten.

Gebruik WhatsApp niet voor zeer vertrouwelijke of bijzondere persoonsgegevens.

WhatsApp verwerkt gegevens ook onder eigen verantwoordelijkheid. De privacyvoorwaarden van WhatsApp zijn daarop van toepassing.

Wij bewaren WhatsApp-gesprekken alleen zolang dit noodzakelijk is voor het beantwoorden van jouw vraag, het uitvoeren van de overeenkomst of het behandelen van een serviceverzoek.

Verwijder dit onderdeel wanneer jullie WhatsApp niet zakelijk gebruiken.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Stellaard Studio neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor jou belangrijke juridische of vergelijkbare gevolgen hebben.

We gebruiken jouw gegevens dus niet om zonder menselijke tussenkomst automatisch te bepalen of je een opdracht, prijs, garantie of dienst ontvangt.

15. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• onrechtmatige openbaarmaking;
• misbruik.

Afhankelijk van de systemen die wij gebruiken, kunnen deze maatregelen bestaan uit:

• beveiligde verbindingen;
• sterke wachtwoorden;
• tweestapsverificatie;
• beperkte toegangsrechten;
• beveiligde opslag;
• actuele software;
• back-ups;
• vertrouwelijkheidsafspraken;
• verwerkersovereenkomsten;
• periodieke controle van toegang en instellingen.

Shopify vermeldt in zijn verwerkersvoorwaarden dat het passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toepast en merchants informeert wanneer Shopify een relevant beveiligingsincident vaststelt.

Geen enkele beveiligingsmethode kan absolute veiligheid garanderen. Bij een mogelijk datalek onderzoeken wij wat er is gebeurd en nemen wij de wettelijk vereiste maatregelen.

16. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken;
• jouw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• jouw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• toestemming in te trekken;
• bezwaar te maken tegen direct marketing;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Een verwijderingsverzoek kan bijvoorbeeld niet altijd volledig worden uitgevoerd wanneer wij gegevens wettelijk moeten bewaren of nodig hebben voor een juridische aanspraak.

De AVG geeft mensen onder andere recht op informatie, inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid.

17. Een privacyverzoek indienen

Je kunt een privacyverzoek sturen naar:

E-mailadres: info@stellaardstudio.nl
Onderwerp: Privacyverzoek

Vermeld in jouw verzoek zo duidelijk mogelijk:

• jouw naam;
• jouw contactgegevens;
• om welk recht of welke gegevens het gaat;
• voldoende informatie om jouw gegevens terug te vinden.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee wij jouw identiteit redelijkerwijs kunnen controleren. Stuur niet zonder verzoek een volledige kopie van jouw identiteitsbewijs mee.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld of omvangrijk verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Wij informeren je wanneer daarvan sprake is.

18. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

19. Gegevens van kinderen

Onze website en dienstverlening richten zich niet specifiek op kinderen jonger dan 16 jaar.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Denk je dat wij zonder geldige toestemming gegevens van een kind verwerken? Neem dan contact met ons op, zodat wij dit kunnen onderzoeken en de gegevens waar nodig verwijderen.

20. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van andere partijen.

Stellaard Studio is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van deze externe partijen. Lees daarom ook de privacyverklaring van de betreffende website of dienst.

21. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie staat altijd op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij je daar aanvullend over informeren wanneer dit redelijkerwijs nodig is.

Datum laatste wijziging: 18-7-2026